Audit organisationnel et opérationnel : la démarche ACSOE

Depuis 10 ans les pratiques de développement de produits ainsi que les organisations des entreprises n’ont cessé d’évoluer pour répondre aux enjeux qu’imposent le marché concurrentiel et la digitalisation massive des métiers et des usages clients.

Que ce soit à l’échelle de petites équipes, de périmètres produit jusqu’au déploiement de dispositifs Agiles à l’échelle, les entreprises ont testé ces nouveaux modes de travail, ont fait face à de nouveaux défis comme le télétravail par exemple.

Aussi, la maturité de ces organisations, le niveau d’expérience des équipes, les réussites et les difficultés, imposent aujourd’hui de continuer à améliorer ces modes de fonctionnement afin :

• d’améliorer la capacité de l’entreprise à délivrer de la valeur sur le marché au bon moment, qu’elle développe des biens, des services ou des logiciels ou applications,
• de capitaliser sur les bonnes pratiques mises en œuvre pour les diffuser dans l’entreprise,
• de développer la capacité des individus ainsi que leurs compétences pour répondre à l’évolution constante des besoins des clients /utilisateurs et des technologies,
• de s’assurer de disposer des bons outils et méthodes pour piloter et suivre l’intégralité des initiatives stratégiques,
• de développer la capacité de l’organisation et des individus qui la composent à apprendre et s’améliorer en continu,
• d’anticiper les risques, résoudre avec efficience les problèmes et gérer les aléas.

L’enjeu majeur pour les entreprises et les organisations, quelle que soit leur taille, est, finalement, de disposer d’un modèle opérationnel adapté, qui réponde à leurs enjeux stratégiques, à leurs métiers et contraintes, tout en garantissant un haut niveau de qualité d’exécution et de production.

Forte de son expérience dans l’accompagnement et la mise en place d’organisations Agiles, l’équipe ACSOE propose des diagnostics et audits organisationnels et opérationnels aux entreprises qui souhaitent avoir un regard extérieur sur leurs modes de fonctionnement et cherchent à déceler les forces et les faiblesses de leurs modes de fonctionnement.

L’audit est une analyse complète des modes de fonctionnement internes de l’entreprise. Son objectif est de mettre en évidence l’ensemble des bonnes pratiques, points de forces et axes d’améliorations sur les plans :

• humains (compétences, structure d’équipes, interactions, collaboration, coopération),
• techniques (outillage, bonnes pratiques),
• méthodologiques (gestion du porfolio, processus de travail et décisionnel, gestion des risques et problèmes).

Cet audit organisationnel et opérationnel concerne, entre autres :

• la composition des équipes (nombre de personnes, compétences, savoir-faire et comportement),
• la répartition du travail, le circuit d’information et de communication,
• la mesure du temps de réponse pour qualifier et traiter les demandes,
• la culture d’entreprise et la collaboration entre les différentes équipes,
• l’organisation de la hiérarchie, les procédures d’intégration,
• les réglementations intérieures,
• les impacts financiers.

L’audit organisationnel s’appuie sur un ensemble de méthodes et outils d’analyses qui nous permettent d’explorer toutes les dimensions du fonctionnement de l’entreprise pour collecter des données et des informations quantitatives et qualitatives.

Avant l’audit : s’assurer de la faisabilité de l’audit

Chez ACSOE, notre conviction est que la démarche d’audit est la première étape de la démarche d’amélioration continue d’une entreprise. Les résultats de l’audit doivent apporter des pistes d’amélioration concrètes et un plan de route d’amélioration clair et structuré, afin de faciliter la mise en œuvre des actions et le suivi des résultats.

Pour atteindre cet objectif, l’équipe d’ACSOE s’assure en amont, que les conditions soient réunies pour réaliser l’audit, de sa faisabilité et fixe avec l’entreprise les objectifs à atteindre en fin d’audit.

Pendant l’audit : une approche en 3 temps

L’audit est structuré autour de 4 temps durant lesquels l’équipe ACSOE est en contact permanent avec les parties prenantes de l’entreprise. Ainsi, tous les acteurs ont une vision claire de l’avancement des actions d’audit.

Étape 1 : observer, collecter des informations en situation (s’imprégner du contexte de l’entreprise et de la congruence de ses modes de fonctionnementet), au travers d’interviews (de personnes représentatives de la diversité des rôles, responsabilités, compétences et expérience de l’entrepriseet) et d’ateliers collectifs (évaluer la capacité de collaboration et coopération des équipes).

Étape 2 : proposer aux parties prenantes un premier modèle cible opérationnel et définir le M.V.A.P. Minimum Viable Agile Practicies (M.V.A.P.), la première version du modèle opérationnel qui permettra d’apporter rapidement le premier niveau des améliorations de pratiques et d’organisations adapté au contexte de l’entreprise.

Étape 3 : en collaboration avec les parties prenantes, présenter en plénière les résultats de l’audit, les préconisations, le M.V.A.P. avec une vision précise du modèle opérationnel cible, et des étapes à venir.

Après l’audit : bâtir une équipe d’accompagnement et lancer votre M.V.A.P.

A l’issue du diagnostic, l’équipe ACSOE vous accompagne pour constituer l’équipe qui pilotera et mettra en œuvre l’évolution et la transformation de votre organisation.
Cette équipe est composée systématiquement des parties prenantes principales, des managers concernées par les changements à venir et tout intervenant interne ou externe qui participent activement au suivi et la mise en œuvre des actions.

• Bien qualifier les objectifs de l’audit. On ne le dira jamais assez, les résultats se décident au début.
• Embarquer dans l’audit l’ensemble des acteurs qui seront impliqués directement lors de la mise en place de la nouvelle organisation. Il s’agit dès le début de faire preuve de transparence et d’inclusion afin d’engager les équipes dans la démarche.
• Sélectionner un panel de personnes représentatif du fonctionnement et du climat de l’entreprise. On peut, par exemple, s’appuyer sur les 3 niveaux d’engagements des collaborateurs décrits par Isaac Getz.
• S’assurer de la disponibilité des participants à l’audit pour le bon déroulement des ateliers et interviews.

Vous vous demandez si le moment de faire auditer vos pratiques est venu ? Voici quelques questions qui peuvent vous aider.

1. La quantité de travail des équipes est-elle en correspondance avec leur capacité à délivrer de la valeur ?
2. Les sujets délivrés sont-ils alignés avec les objectifs métiers de l’entreprise, participent-ils à l’atteinte des résultats attendus ?
3. Les priorités sont-elles clairement identifiées, et ajustées à fréquence régulière ?
4. La vitesse de travail des équipes permet-elle de maintenir un haut grade de qualité et de limiter la dette technique ou les défauts de production ?
5. Les équipes sont-elles stables et travaillent-elles avec un rythme soutenable ?
6. Les interdépendances entre les sujets / projets sont-elles identifiées, anticipées et ajustées à fréquence régulière ?
7. L’écosystème technique de travail favorise-t-il la collaboration, le pilotage et la qualité d’exécution ?
8. Les risques sont-ils identifiés et analysés à fréquence régulière ?
9. Les échanges entre les demandeurs / utilisateurs finaux et les équipes de développement sont-ils maintenus tout au long du processus de travail ?
10. Les informations / documentations des sujets / projets délivrés sont-elles maintenues à jour et partagées afin de garantir la maintenance et la gestion du cycle de vie des produits délivrés ?

Si vous répondez majoritairement non à ces questions, un audit peut vous aider à améliorer votre organisation.