En matière de gestion du temps, de productivité et de priorisation, la matrice d’Eisenhower s‘impose comme un incontournable, et ce malgré une prise en main faussement simple.
La matrice d‘Eisenhower, désormais très répandue et utilisée par de nombreux managers et équipes, a été popularisée en 1989 par Stephen Covey grâce au livre, les 7 habitudes des gens efficaces.
Avant d’être président, Dwight David Eisenhower fut Etat-Major et commandant suprême des Forces armées des Etats-Unis.
Le Général Eisenhower a été rendu célèbre pour son efficacité hors du commun et sa capacité à rester efficace, quelque soit le contexte. Au cours de ses 2 mandats (1953 – 1961), il a mené le programme de développement du système autoroutier inter-urbain américain, initié le programme d’exploration spatiale (NASA). Durant la Seconde Guerre mondiale, il est “General of the Army” et commandant en chef du “Supreme Headquarters Allied Expeditionary Force” et à mené la campagne OverLord. Cette campagne avait pour mission de débarquer les soldats alliés sur les côtes de Normandie pour libérer les peuples de l’emprise d’Adolf Hitler.
Son efficacité remarquable s’explique en partie par la matrice de décision qu’il avait lui-même imaginée et mise au point.
La matrice d’Eisenhower
Le mantra d’Eisenhower :
“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important.”
L’histoire raconte que le Général Eisenhower analysait toutes ses actions selon ce principe. Principe qu’il l’a amené à mettre au point la matrice d’Eisenhower. Cette matrice empêche de penser dans l’urgence et aide à déléguer, éliminer et mieux concentrer nos efforts en prenant du recul. Bien utilisée, elle offre une organisation de nos actions et tâches selon leur importance et leur urgence. Il est possible de l’adapter à n’importe quel contexte personnel ou professionnel.
La matrice de présente sous la forme d’un tableau de 4 cases, aussi appelé des quadrants :
- Quadrant 1 : urgent et important (ce sont toutes les tâches que l’on doit traiter immédiatement),
- Quadrant 2 : important mais pas urgent (ce sont les tâches que l’on doit planifier pour plus tard),
- Quadrant 3 : urgent mais pas important (ce sont les tâches que l’on doit déléguer),
- Quadrant 4 : ni urgent ni important (ce sont les tâches que l’on doit éliminer ou limiter).
Le quadrant urgent et important est en toutes logiques la priorité absolue en termes de traitement. Les tâches et actions qui ne sont ni urgentes ni importantes ne rentrent pas dans les objectifs prioritaires. Elles peuvent même être éliminées dans le cas où elles sont véritablement inutiles.
La simplicité affichée de prime abord est un leurre. En effet, le côté subjectif de notre jugement peut rapidement être un frein lorsque les tâches ou actions n’ont pas d’échéance ou d’importance précise. Par ailleurs, une pratique que nous avons mis au point est de coupler cette matrice avec la roue de Deming (PDCA) pour maximiser votre efficacité et le suivi de la réalisation de vos activités notamment pour le suivi des fiches d’amélioration continue (KaiZen).
Distinguer l’urgent de l’important
Urgent signifie qu’une action doit être faite le plus rapidement possible, sans retard comme nous explique la définition du Larousse. Bien souvent sur ce type d’action nous sommes en réaction à un évènement. C’est généralement le type d’action que l’on accomplit dans l’empressement ou dans l’urgence.
Important fait référence aux activités qui nous aident à atteindre nos objectifs à moyen ou long terme. Le Larousse nous donne la définition suivante : dont la place, le rôle, l’intérêt ou les conséquences possibles sont considérables. Stratégiquement, les activités importantes sont celles que l’on va suivre avec une attention particulière. Lorsque l’on traite ce type d’activités, nous sommes dans un état d’esprit de projection dans l’avenir, de construction et d’anticipation.
La distinction entre urgent et important est donc assez claire. Pourtant, nous avons souvent tendance à confondre les deux termes. Le biai est de prioriser l’urgent au détriment de l’important et d’estimer que lorsqu’une tâche n’est pas urgente, c’est qu’elle n’est pas importante. Cette matrice permet de prendre du recul calmement et sereinement et d’arriver à prioriser l’important sur l’urgent.
Comprendre les quadrants de la matrice d’Eisenhower
Quadrant 1 : urgent et important (priorité 1000)
Ce quadrant contient les activités urgentes et importantes qui se caractérisent par leurs aspects impératifs nécessitant une action immédiate et qui sont par nature impossibles à déléguer.
Dans ce quadrant vous y mettrez par exemple :
- les actions qui ont un impact sur vos objectifs et sur vos finances (Payer les impôts à la date limite avant la majoration des 10 %),
- les appels/courriels/dossiers devant être traités rapidement,
- les actions/tâches qui ont un impact direct sur l’avancée d’un projet,
- des actions d’amélioration de vos processus remontées par vos équipes,
- un problème, une crise ou un conflit à régler urgemment (je vous recommande, pour ces cas, de les traiter immédiatement leur apparition sans avoir recours à la matrice).
Soyez vigilant, certaines actions ou tâches se retrouvent dans ce quadrant, car elles sont étés mal planifiés. Ce peut être le cas de la réalisation d’un rapport que vous n’avez cessé de reporter. Idéalement, il aurait dû être placé dans le quadrant 2 ou 3 en fonction. L’échéance imminente de cette tâche (le rapport) ne vous laisse plus d’autre choix que d’en faire désormais une priorité absolue.
Quadrant 2 : important, mais pas urgent (priorité 100)
Vous mettrez ici les tâches qui impacteront le plus votre vie à moyen terme. Il s’agit de tâches importantes que vous devez planifier et préparer puisqu’elles détermineront votre niveau de réussite et d’atteinte de vos objectifs. Concentrer votre attention sur ce quadrant, plus vous consacrer de temps aux activités du quadrant 2 plus votre niveau de réussite et de satisfaction sera élevé.
Dans ce quadrant vous pouvez mettre :
- les missions n’ayant pas d’échéance proche, mais qui ont un certain degré d’importance pour vous, votre équipe, votre entreprise, etc.
- plan d’économie ou d’investissement pour vous garantir la liberté financière,
- fixer un plan d’action, préparer un projet,
- organisation d’évènements ou d’atelier nécessitant de la logistique,
- plan de communication de promotion de vos offres commerciales ou de vos nouveaux produits,
- planifier les tâches clés de votre semaine et organiser chaque journée (en utilisant la méthode GTD par exemple),
- renforcer ou développer vos compétences par des formations ou des lectures.
Quadrant 3 : urgent mais pas important (priorité 10)
Dans ce quadrant vous listez les activités qui ont tendance à monopoliser votre esprit, communément appelés les “perturbateurs”. Déléguez-les. Elles nécessitent une attention immédiate, car jugées urgentes. Cependant elles vous détournent de vos actions et tâches importantes et ont un réel impact sur votre travail et dans l’atteinte de vos objectifs. Vous devrez faire le rapport entre investissement et bénéfices entre un service externe qu’il faudra payer et ce que vous pourrez gagner en restant concentré sur les activités du quadrant 2.
Dans ce quadrant, par exemple vous pourrez mettre :
- le traitement de certains appels téléphoniques, mails, messages divers,
- la demande de collaborateurs/collègues/prestataires ayant besoin d’une information urgente, d’un conseil, d’un coup de main,
- les tâches importantes pour d’autres, mais qui n’ont aucune importance pour vous et l’avancée de votre travail,
- les éléments que vous pouvez (devez) déléguer à une autre personne.
Quadrant 4 : ni urgent ni important (priorité 1)
Cette dernière case concerne tous les éléments parasites et inutiles qui vous éloignent de vos objectifs. Ce sont principalement les distractions. Cependant, il convient de rester équilibré(e) et faire la part des choses. Autant l’excès de distraction est nuisible à votre progression personnelle et professionnelle, autant, à juste dose, ils ont des bienfaits indéniables pour votre bien être personnel.
Par exemple, dans ce quadrant vous pouvez y mettre :
- distractions vous empêchant d’avancer efficacement (surf sur internet, notifications intempestives, etc.),
- les ruminations sur des sujets pour lesquels vous n’avez aucun pouvoir,
- projets auquel vous pensez mais qu’y n’ont aucune réelle valeur ajoutée.
La matrice d’Eisenhower et votre outil de gestion des tâches
Dans mon cas j’utilise Microsoft Teams pour gérer mes listes de tâches, je vous laisse lire mon article sur la méthode GTD où j’en parle. Je vous propose d’ajouter dans votre outil des tags dans chacune des actions que vous y mettrez. Ces tags prennent la forme des 4 quadrants de la matrice :
- urgent et important,
- important, mais pas urgent,
- urgent mais pas important,
- ni urgent ni important.
En posant un tag sur vos activités, vous pourrez les filtrer et rester concentré sur un quadrant pour réaliser vos actions ou compléter la liste.
Synthèse
La matrice d’Eisenhower un moyen pour rester concentré(e) sur ce qui compte vraiment. L’objectif est de focaliser vos efforts sur ce qui est important mais non urgent.
Incontestablement, cette matrice peut améliorer votre efficacité en vous permettant de prendre du recul sur vos priorités. Elle vous permet d’optimiser une ressource précieuse : votre temps. Vous vous orientez plus facilement sur ce qui vous apporte de la valeur pour garantir la réussite de vos projets.