Les rôles délégués

La technique des rôles délégués nous vient d’Alain Cardon expert, auteur, consultant et coach exécutif. Ainsi, cette technique à pour objectif d’aider à rendre les réunions à la fois plus efficaces et moins longues.

Cette pratique est bâtie autour de plusieurs rôles que vous pouvez déléguer à des volontaires dans vos réunions.

Les 5 principaux sont :

1. le facilitateur,
2. le cadenceur,
3. le pousse décision,
4. l’agitateur,
5. le coach conseil.

Ces rôles peuvent être tournants en cas de réunions régulières.

La fonction du facilitateur est de gérer l’énergie du groupe lors des réunions et d’augmenter son efficacité. Pour  mener à bien son rôle, il sera de préférence debout et visible de l’ensemble des participants. Il est là pour aider chaque participant à donner le meilleur de lui-même. Il se sert de gestes pour attirer ou donner de l’attention, et se déplace pour suivre l’énergie ou donner un rythme approprié au travail en cours.

Bien entendu, le facilitateur doit aussi assumer son propre rôle de participant, en réagissant et proposant ses idées personnelles.

Il s’assure simplement que l’équipe a un cadre de temps et lui indique le temps qu’il reste, par exemple toutes les 5 minutes. La gestion du temps est pour beaucoup de réunion la raison du manque d’efficacité. Ce rôle délégué ce n’est pas un “gardien” du temps, il laisse le groupe faire ce qu’il souhaite avec le temps mais le tient simplement informé. Quelques exemples : “ Il reste 5 minutes sur les 20 prévues !”, “On a dépassé de 5 minutes le temps prévu !”, “Combien de temps on prend pour la rétrospective ?”.

Lorsque l’équipe prend une décision, le greffier la reformule et la retranscrit sur une feuille ou dans un outil collaboratif lisible par tous.
Il diffuse ces décisions juste après la réunion :  “j’ai noté que chacun devait mettre à jour ses tâches sur le tableau”,  “ça doit bien faire 10 minutes qu’on en parle, on choisit quelle solution ?”, “et donc, qu’est-ce qu’on fait ?”.

Il pense à la solution, il agite les esprits volontairement pour éviter de rester dans “l’espace-problème”. Ce rôle stimule les participants en les invitant à voir le sujet différemment. Il remet en question les croyances et pensées limitantes, incite à être plus audacieux et innovant. Malgré tout, c’est un rôle délégué pas si simple à déléguer.

Il observe le déroulement de la réunion, et grâce au feedback et au R.O.T.I de fin de réunion, il donne des pistes d’amélioration aux participants.

Toutefois, la fonction du coach apparaît à la fin de la réunion. Une période de dix à quinze minutes lui est réservé. Ce temps lui permettra de donner à chacun des membres de l’équipe des pistes d’amélioration et de développement personnels issus du comportement qu’il aura observé lors de la réunion.

D’autres rôles sont proposés par Alain Cardon et peuvent être ajoutés selon vos besoins, tels que l’hôte ou le technicien.

L’hôte est un rôle délégué mis en œuvre dans certaines équipes dont les membres sont dispersés géographiquement, et qui décident de tenir leurs réunions à chaque fois dans des lieux différents.

Le technicien est un rôle utile dans le cas d’utilisation d’équipements particulièrement complexes. Trop de réunions sont désorganisées par une difficulté à manager des outils sensés pourtant être à leur service.

Vous pouvez utiliser le support disponible ci-dessous depuis Slide Share.