Nous cherchons tous à nous organiser efficacement pour gagner du temps. Dans ce domaine il existe de nombreux outils pour cela. Celui dont je vais vous parler est la méthode GTD qui signifie Getting Things Done. Nous pouvons traduire GTD en français par “l’art de faire en sorte que les choses soient faites”. Cette méthode a été créée pour améliorer sa productivité personnelle et sa gestion du temps grâce à une meilleure organisation. GTD est un outil dont l’efficacité n’est plus à démontrer, mais qui demande rigueur, volonté et constance.
Cette méthode se décompose en 5 grandes phases que je vais développer dans cet article et qui sont : collecter, traiter, organiser, réviser, agir.
Origine de la méthode Getting Things Done
Inventée en 2001 par David Allen, consultant américain en management et spécialiste de la productivité, la méthode du “Getting Things Done” doit son succès à la compréhension et l’assimilation des principes mêmes de la méthode plus qu’aux dispositifs utilisés pour la mettre en place.
En effet, ce n’est pas l’outil que vous allez utiliser qui vous permettra d’optimiser votre organisation personnelle, mais bien le fait d’intégrer tous les éléments constituant la méthode.
Force et faiblesse de la méthode GTD
En matière de gestion du temps et d’organisation personnelle, le Getting Things Done, comme toutes méthodes de développement personnel, a ses amateurs comme ses détracteurs. Ce sera à vous de vous faire un avis. Mais avant, il faudra vous armer de patience, car les premières étapes pourront vous sembler longues, voir insurmontables, mais au final vous gagnerez du temps au quotidien.
Les forces de cette méthode
La première force du Getting Things Done est sans aucun doute la simplicité de sa mise en oeuvre. Tout le monde peut la mettre en oeuvre. La seconde force réside dans le changement en profondeur de vos habitudes qu’elle va générer. Si vous tenez bon au début, les bénéfices à long terme seront importants.
Les faiblesses de GTD
De mon point de vue, la principale difficulté de GTD, n’est pas liée à la méthode, mais a la capacité de s’y tenir. Nous vivons dans un monde où nous sommes submergés par les informations et les “pseudo urgences” qui nous arrive en permanence depuis les outils de travail collaboratifs ou réseaux sociaux. Notre attention est piratée en permanence par tous ces outils et nous détourne des règles proposées par cette méthode.
Pourtant, si vous arrivez à respecter les quelques phases de la méthode vous arriverez à exécuter efficacement et sans stress vos tâches et obligations à l’aide d’un système de listes et de calendrier extrêmement simple.
Avant de commencer, fixez-vous des objectifs
Je ne le répéterai jamais assez, fixer vous des objectifs SMART avant de commencer à utiliser cette méthode (et ça vaut aussi pour d’autres méthodes comme l’agile à l’échelle). Les méthodes d’organisation ne sont que des moyens d’atteindre un objectif. Si vous n’avez pas d’objectif, et même si vous utilisez la meilleure méthode du monde, le résultat ne sera pas au rendez-vous.
Les 5 grandes étapes de la méthode GTD
1 – Collecter
La phase de collecte consiste simplement à établir de manière exhaustive la liste des tâches que vous devez réaliser, sans tenter de classer ou prioriser. Notez simplement tout ce que vous avez en tête.
Le premier objectif de cette phase est de vous permettre de libérer votre esprit de tout ce que vous avez à faire. Le second objectif est de centraliser dans un lieu unique toutes les tâches que vous avez à réaliser.
La mise en oeuvre est assez simple, mais demande un peu de temps et d’organisation. Vous devez commercer par regrouper toutes vos notes, vos mails, vos post-it et les saisir sur le support que vous aurez choisi. Cela peut être un carnet de note papier, un fichier word ou un outil de gestion de “todo”, peu importe. Ce qui est important c’est que vous centralisiez tout ce vous devez faire.
Selon David Allen, le créateur de la méthode, un des meilleurs conseils pour améliorer votre efficacité personnelle est d’utiliser des outils que vous adorez utiliser.
2 – Traiter
Une fois que toutes les tâches sont listées, vous allez les hiérarchiser et les classer. Cette phase de la méthode GTD est assez simple. Cependant quand vous mettez en place la méthode, cette phase peut vous prendre du temps. Plus votre liste de tâches sera grande, plus vous passerez de temps à la clarifier la première fois. Ces dans ces phases là où vous devrez tenir bon et faire preuve de persévérance et de ténacité.
Les questions que vous pouvez vous poser sur cette phase sont : “Ai-je une action à faire concernant cette tâche ?” et “Est-elle prioritaire, dois-je la faire maintenant où puis-je la faire le mois prochain ? ”. Vous aurez alors, pour chaque tâche, deux choix possibles :
- Non : si vous n’avez pas d’action, vous pourrez la passer à terminée ou en attente,
- Oui : 2 possibilités :
- la réalisation de la tâche prend moins de 5 minutes : réalisez la tâche immédiatement,
- la réalisation prend plus de 5 minutes : vous la traiterez à la phase “organiser”.
3 – Organiser
La phase d’organisation va vous permettre d’établir un plan d’action et planifier sa réalisation.
Tout d’abord, commencer par jeter ou mettre en attente les tâches qui ne nécessitent aucune action ou pour lesquelles rien n’est possible de faire actuellement (dépendant d’une autre personne, dans l’attente d’un document…).
Là encore, si la tâche n’est pas chronophage (moins de 5 minutes), faites-la immédiatement.
Si la tâche nécessite plus de 5 mn, vous allez devoir la planifier et organiser sa réalisation en gardant vos objectifs finaux ou résultats escomptés en vue.
Pour cela vous aurez deux possibilités :
- planifier : définissez une date de réalisation cohérente avec votre charge de travail et les éventuelles échéances fixées. Vous suivrez la réalisation à périodicité fixe, par exemple une fois par semaine. La procrastination est parfois utile.
- déléguer : choisissez la bonne personne ou services pour accomplir la tâche. N’oubliez pas que le secret de la délégation réside dans la clarification de l’attendu. Si vous choisissez de déléguer prenez suffisamment de temps pour expliciter l’attendu et assurez-vous que la personne à qui vous déléguez ait parfaitement compris ce que vous attendez.
Pour ma part, je n’ai plus de temps consacré à cette phase, je le fais maintenant au fil de l’eau lorsque j’ajoute les tâches dans ma liste. Néanmoins, si vous commencez, je vous conseille vivement de vous réserver un petit moment à périodicité fixe pour organiser votre plan d’action.
4 – Réviser
Un suivi régulier est essentiel au bon fonctionnement de la méthode. Il ne suffit pas d’organiser, vous devez régulièrement jeter un œil sur l’état d’avancement de vos tâches ainsi que faire un point sur celles qui sont désormais achevées, en cours (rectifiez l’organisation si besoin) et bien sûr, les nouvelles tâches apparues. La question que vous vous posez sur cette phase est : où en suis de mon organisation ?
Placer dans votre agenda un jour et heure fixe que vous pourrez tenir et qui sera réservé à cette phase. Ce peut être, par exemple, en fin de semaine, histoire de soulager votre esprit de ce poids et profiter pleinement de votre weekend ou bien à l’opposé, en tout début de semaine afin de commencer votre semaine de travail du bon pied. À vous de choisir ce qui vous correspond le mieux. L’important est de consacrer régulièrement un moment à cette étape.
Dans ce rituel, vous passerez en revues vos tâches et vous mettrez à jour l’état d’avancement.
Vous en profiterez pour vous poser la question d’où vous en êtes de votre organisation. Est-ce que votre outillage est efficace ? Devez vous en changer ? Profitez-en pour vous demandez si GTD est la bonne méthode pour vous.
Vous aurez les réponses à toutes ces questions en mesurant l’atteinte de vos objectifs, c’est le meilleur moyen de voir si cette nouvelle organisation personnelle vous est bénéfique.
J’ai calé mon rituel de la phase “Réviser” chaque vendredi en fin d’après-midi.
5 – Agir
Attention de ne pas vous perdre en chemin, n’oubliez pas que le but de la méthode GTD est d’optimiser votre efficacité. Encore une fois, utiliser cette méthode qui a fait ses preuves sans vous fixer des objectifs et changer votre fonctionnement quotidien vous mènera quasi certainement à l’échec.
Il est donc essentiel pour vous d’agir en fonction des options que vous aurez retenues au cours des étapes précédentes.
4 éléments sont à prendre en compte pour agir :
- vos priorités : quelles sont les tâches importantes ou dont l’échéance approche ? Quel élément est une priorité absolue ?
- le temps dont vous disposez : avez-vous suffisamment de temps devant vous pour rédiger cet email, ou bien passer ce coup de fil en suspens depuis quelques jours ? Quels sont vos rendez-vous de la journée ? Pouvez-vous caler certaines tâches entre 2 réunions ? etc…
- le contexte dans lequel vous vous trouvez : environnement suffisamment calme pour la rédaction d’un rapport.
À titre personnel, chaque matin, je liste ce que souhaite et dois réaliser dans la journée. Le lendemain matin je mets à jour ma liste de la veille et complète ma liste du jour. Cela ne me prend que quelques minutes et me permet d’avoir en tête les tâches de la journée. Comme vous l’aurez compris, j’ai ritualisé la phase “Agir” le matin.
Synthèse
Au fur et à mesure que vous approprierez cette méthode, vous la ferez évoluer en fonction de vos besoins. Le plus important est vous tenir aux objectifs que vous vous aurez fixés et faire preuve de rigueur et de régularité dans votre pratique.
Pour vous aider à appréhender la mise en place de GTD, ci dessous une synthèse de mes rituels :
- collecter & traiter : à chaque nouveau projet ou client que je commence, je liste toutes les actions à réaliser,
- organiser : au fil de l’eau ou lors des daily meeting auquel je participe. Si vous commencez le GTD, je vous recommande de vous réserver 15 à 20 mn hebdomadairement pour organiser vos tâches,
- réviser : tous les vendredis – 1h : je passe en revue ce que j’ai réalisé pendant la semaine, je termine ce que je n’ai pas eu le temps de finir pendant la semaine et je réalise quelques tâches récurrentes. Il arrive souvent que je dépasse l’heure réservée, mais globalement ça me convient bien,
- agir : chaque matin – 5mn : mise à jour des actions à réaliser dans la journée.
Pour finir, j’utilise Microsoft Teams pour gérer mes listes de tâches, cela me permet de les organiser et les suivre facilement. J’utilise aussi des post’it pour prendre des notes en journée, que je reporte dans Teams le matin. N’oubliez pas le conseil de David Allen : “utiliser des outils que vous adorez utiliser”.